Fristen for den årlige generalforsamlingen, som etter aksjeloven skal avholdes senest 30. juni hvert år, er rett rundt hjørnet. Dessuten må regnskapene sendes inn senest innen 1. august. Etternølere bør derfor snarest innkalle til generalforsamling.
Styret skal sørge for å kalle inn til generalforsamling minst en uke før møtet hvis ikke vedtektene har en lengre frist. Årsregnskapet, årsberetningen og eventuelt revisjonsberetningen skal senest en uke før generalforsamlingen sendes til hver aksjeeier med kjent adresse. Det er praktisk at dette gjøres sammen med innkallingen.
Generalforsamlingen kan bare behandle saker hvor innkallingen klart angir de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag som kommer opp under “eventuelt”, kan derfor ikke brukes til å treffe vedtak. Årsregnskap og andre saker som etter lov eller vedtekter skal behandles, f.eks. årsregnskapet, kan likevel behandles selv om de ikke er ført opp i innkallingen.
Elektronisk kommunikasjon (e-post) kan benyttes til innkalling hvis aksjonæren uttrykkelig har akseptert dette. Selv om det ikke er gitt uttrykkelig samtykke, vil en innkalling på e-post likevel være gyldig det er på det rene at innkallingen faktisk er kommet frem til aksjonæren innen fristen.
I utgangspunktet må generalforsamlingen holdes som fysisk møte. For aksjeselskaper med mindre enn 20 aksjonærer kan det likevel avholdes generalforsamling uten fysisk møte, ved sirkulasjon av dokumentene til aksjonærene. Det forutgående styremøtet som skal behandle årsregnskapet, må likevel alltid avholdes som fysisk møte.
Selskapets aksjonærer har selvsagt rett til å møte og stemme på generalforsamlingen, enten selv eller gjennom fullmektig. Videre har styrelederen og daglig leder plikt til å være til stede på generalforsamlingen, og har rett til å uttale seg. Andre styremedlemmer enn styrets leder har møterett, men ikke møteplikt. Revisor skal møte på generalforsamlingen når saker som skal behandles er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Ellers har revisor møterett.
Styrets leder, eventuelt en som styret har utpekt, åpner generalforsamlingen med mindre annet er bestemt i vedtektene. Den som åpner møtet, sørger for å velge en møteleder. De fremmøtte aksjonærer har stemmerett i denne avstemningen med mindre møteåpneren bestemmer at en eller flere av dem ikke har stemmerett, f.eks. hvis det er tvil om en fremmøtt har gyldig fullmakt fra den aksjonæren har hevder å representere.
Møtelederen, som ikke behøver være aksjonær eller styremedlem, skal oppta en fortegnelse over de møtende aksjonærer. Hvis aksjonærene er uenige med møtelederen om hvilke aksjonærer som møter, f.eks. fordi de mener at en fremlagt fullmakt likevel er gyldig, kan de overprøve møtelederens beslutning. Møtelederen skal sørge for forslagene i innkallingen blir behandlet og for å føre protokoll over vedtakene.
Terje Hensrud
th@forsberglaw.no
